Chapter02 打造个性化的电脑办公环境

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技术分析

几乎每一个使用电脑办公的用户都会用到办公软件。在实际工作中，用户往往会根据自己的工作习惯打造个性化的电脑办公环境。在此之前，用户需要先对电脑办公环境的相关知识点进行了解。本章主要介绍以下内容。

（1）电脑办公环境的必备要素。

（2）电脑办公的常用工具。

（3）创建Microsoft账户。

（4）打造符合自己使用习惯的Office软件环境。

思维导图

2.1 电脑办公的必备要素

电脑办公环境主要由硬件和软件两方面构成，用户在打造电脑办公环境之前，首先需要认识其构成要素。

2.1.1 电脑办公必备的硬件要素

电脑办公的硬件是指看得见的各种物理部件，是实实在在的器件。一般情况下，电脑办公必备的硬件要素包括基本设备、扩展设备和外部设备等，下面将分别进行介绍。

1.基本设备

一台电脑的基本硬件设备包含CPU、内存、主板、显卡、声卡、硬盘、光驱、显示器、键盘、鼠标、机箱和电源等。

2.扩展设备

除了基本设备外，用户往往还会根据需要配置麦克风、摄像头以及音箱等扩展设备。

3.外部设备

电脑办公常用的外部设备包括打印机、复印机和扫描仪等，这些外部设备可以充分发挥电脑办公的优势。

2.1.2 电脑办公必备的软件要素

在电脑办公过程中，用户需要借助软件才能完成具体工作。

1.文件处理类软件

电脑办公离不开文件的处理。常见的文件处理软件有Microsoft Office、WPS Office、Adobe Acrobat等。

Microsoft Office办公软件

Microsoft Office是微软公司开发的一套基于Windows操作系统的办公软件套装，包括Word、Excel、PowerPoint等常用组件，拥有广泛的用户群体。下图所示为Word 2016的界面。

WPS Office软件

WPS Office是由金山软件股份有限公司自主研发的一款办公软件套装，拥有文字处理、表格制作、文稿演示等多种功能。其具有内存占用低、运行速度快、体积小巧、强大的插件平台支持、免费提供海量在线存储空间及文档模板、支持阅读和输出PDF文件、全面兼容微软Office97-2010格式（doc/docx/xls/xlsx/ppt/pptx等）的独特优势。

2.文字输入类软件

文字输入是电脑办公中经常要用到的一项技能。文字输入软件通常称为输入法，常见的输入法有搜狗拼音输入法、QQ拼音输入法、极品五笔输入法等。

搜狗拼音输入法

搜狗拼音输入法是目前较流行的中文输入法，具有以下特点。

①大量网络流行词汇、新词、热词：搜狗拼音输入法利用独特的搜索引擎，可以自动分析互联网上出现的新词、热词，省去了单字输入及手工造词的麻烦。

②动态升级输入法和词库：网络上的流行词汇可能每天都会发生变化，搜狗拼音输入法可以定期把搜索引擎得到的最新词汇更新到词库中去。

③互联网词频和智能算法：搜狗拼音输入法通过搜索引擎分析、统计互联网上大量的中文页面，获得合适的词频排序，以便符合互联网用户的使用习惯。

极品五笔输入法

极品五笔输入法是一款简洁、纯净、专注于输入体验的输入软件，其最大的特点是集成了五笔拼音混输的功能，可以帮助五笔初学者快速上手。

3.沟通交流类软件

办公人员经常需要使用沟通交流类软件与客户、同事等传递信息、发送文件。常见的沟通交流类软件有QQ和微信等。

QQ

腾讯QQ拥有在线聊天、视频电话、点对点续传文件、共享文件等多种功能，是电脑办公中使用率较高的一款软件。

微信

微信是另一款跨平台通信工具，可以通过手机、电脑等发送文字、图片、语音甚至视频资料。

4.网络应用类软件

办公过程中经常需要查找或者下载资料，使用合适的浏览器和下载工具可以有效提高工作效率。

浏览器

浏览器可以显示网页服务器或者文件系统的HTML文件内容，并让用户与这些文件进行交互。常见的浏览器有搜狗浏览器、360安全浏览器和IE浏览器等。

①搜狗浏览器：该浏览器是国内较早发布的双核浏览器，能够在保证良好兼容性的同时极大地提升网页浏览速度。

②IE浏览器：该浏览器是微软Windows操作系统的默认浏览器，使用人数较多，占据非常大的市场份额。

③360安全浏览器：该浏览器是360安全中心推出的一款基于IE和Chrome双内核的浏览器，是世界之窗开发者凤凰工作室和360安全中心合作的产品。360安全浏览器拥有相当大的恶意网址库，采用恶意网址拦截技术，自动拦截挂马、欺诈、网银仿冒等恶意网址。

下载工具

下载软件可以帮助用户提高下载速度，并在下载中断后从中断的位置恢复下载。常用的下载工具有迅雷、腾讯QQ旋风等。

①迅雷：迅雷是一款功能强大的网络下载软件，支持多媒体搜索引擎、多线程和多点并发（包括服务器和节点）超速下载。

②QQ旋风：QQ旋风是腾讯推出的下载工具，它具有下载速度快、占用内存少、界面清爽简单等特点。

5.安全防护类软件

在电脑办公的过程中，有时会出现电脑死机、黑屏、重新启动、反应速度慢等现象，严重的甚至会导致工作成果丢失。为了避免这些现象的发生，一定要做好电脑的安全防护工作。常见的安全防护类软件有360安全卫士、电脑管家等。

360安全卫士

该软件是由360推出的安全防护软件，拥有查杀木马、清理插件、修复漏洞、电脑体检、保护隐私等多种功能，并独创了“木马防火墙”功能。

电脑管家

该软件是腾讯公司出品的一款免费专业安全软件，集专业病毒查杀、智能软件管理、系统安全防护于一身，同时还融合了清理垃圾、电脑加速、修复漏洞、软件管理、电脑诊所等一系列辅助管理功能，满足用户杀毒防护和安全管理的双重需求。

6.影音图像类软件

在办公过程中，如果需要处理图片或播放音频、视频等，就需要使用影音图像类软件。常见的影音图像类软件有Photoshop、暴风影音、会声会影等。

Photoshop

Photoshop常被简称为“PS”，是由Adobe Systems开发和发行的图像处理软件，主要处理由像素构成的数字图像。其众多的编修与绘图工具，可以有效地进行图片编辑工作。

会声会影

会声会影是一款简单易用的视频剪辑软件，主要面向个人用户。它的应用非常广泛，既可以制作电子相册、节日贺卡、MTV等家庭视频作品，也可以应用于商业广告、栏目片头、动画游戏等项目。

2.2 常用软件的安装方法

2.2.1 了解软件的获取方式

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软件获取的途径有很多种，如从互联网上下载、购买软件安装光盘等。本节将简要介绍获取软件安装文件的各种途径。

购买安装光盘：这是比较传统的方式，通常在电脑市场的实体店中就可以购买到一些知名软件的安装光盘。

到官方网站下载：软件的官方网站一般都会提供购买渠道，付款后会得到序列码等，在安装时输入即可。

通过软件下载网站下载：软件下载网站通常会集中一些免费软件以及收费软件的试用版供用户下载。

2.2.2 Office 2016的安装和卸载

本小节主要介绍Office 2016的安装与卸载方法。

1.Office 2016的安装

Office 2016的安装过程如下。

第1步 单击“打开”命令

解压安装程序后，选择“setup.exe”可执行文件，单击鼠标右键，打开快捷菜单，单击“打开”命令。

第2步 单击“自定义”按钮

在弹出的“选择所需的安装”对话框中单击“自定义”按钮。

第3步 单击“立即安装”按钮

?进入“安装选项”界面，切换至“文件位置”选项卡，修改文件的安装位置；?单击“立即安装”按钮。

第4步 显示安装进度

在弹出的“安装进度”对话框中会显示软件的安装进度。

第5步 单击“关闭”按钮

稍后将进入Office界面，显示“感谢您安装”等信息，单击“关闭”按钮即可。

2.Office 2016的卸载

在使用过程中，如果软件无法正常工作，可以将其卸载再重新安装。

第1步 单击“卸载程序”

打开“控制面板”窗口，单击“卸载程序”。

第2步 单击“卸载”命令

进入“程序和功能”界面，选择需要卸载的程序“Microsoft Office 专业增强版2016”，单击鼠标右键，打开快捷菜单，单击“卸载”命令。

第3步 单击“是”按钮

在弹出的“安装”对话框中会询问是否删除Office 2016软件，单击“是”按钮。

第4步 显示卸载进度

打开“Microsoft Office 专业增强版2016”界面，开始卸载软件程序，并显示卸载进度。

第5步 单击“关闭”按钮

卸载完成后显示“已成功卸载”信息，单击“关闭”按钮即可。

2.2.3 安装搜狗拼音输入法

搜狗拼音输入法的安装方法如下。

第1步 单击“立即安装”按钮

下载安装文件后双击即可打开安装向导对话框。?修改安装路径；?单击“立即安装”按钮。

第2步 显示安装进度

打开“正在安装”对话框，开始安装搜狗拼音输入法程序，并显示安装进度。

第3步 单击“跳过”按钮

安装完成后，将弹出“用户登录”对话框，单击“跳过”按钮。

第4步 单击“下一步”按钮

?在弹出的“推荐安装”对话框中，取消勾选“体验搜狗浏览器，上网更快”复选框；?单击“下一步”按钮。

第5步 单击“完成”按钮

?在弹出的“安装完成”对话框中，取消勾选所有复选框；?单击“完成”按钮即可。

2.2.4 安装QQ

腾讯QQ的安装方法如下。

第1步 单击“自定义选项”按钮

下载安装文件后双击即可打开腾讯QQ安装对话框，单击“自定义选项”按钮。

第2步 单击“立即安装”按钮

?展开对话框，修改软件的安装路径；?取消勾选“开机自动启动”复选框；?单击“立即安装”按钮。

第3步 显示安装进度

进入“正在安装”界面，开始安装QQ程序，并显示安装进度。

第4步 单击“完成安装”按钮

?稍后将进入“安装完成”界面，取消勾选所有复选框；?单击“完成安装”按钮，完成QQ的安装。

2.2.5 安装迅雷

迅雷的安装方法如下。

第1步 单击“一键安装”按钮

下载安装文件后双击。?在弹出的对话框中，单击“自定义安装”右侧的按钮，展开对话框，设置安装路径；?取消勾选“开机自动启动”复选框；?单击“一键安装”按钮。

第2步 显示安装进度

进入正在安装界面，开始安装迅雷，并显示安装进度，稍候即可完成安装。

2.2.6 安装电脑管家

电脑管家的安装方法如下。

第1步 单击“立即安装”按钮

?在弹出的“腾讯电脑管家在线安装”对话框中，保持默认安装位置；?单击“立即安装”按钮。

第2步 显示下载进度

开始下载软件安装程序，并显示下载进度。

第3步 单击“完成”按钮

稍后将进入安装完成界面，显示安装完成信息，单击“完成”按钮即可。

2.3 创建Microsoft账户

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在安装好Office 2016后，可以创建自己的Microsoft账户。任何电子邮件地址（包括来自Outlook .com、Yahoo或Gmail的地址）都可以作为Microsoft账户的用户名。

第1步 单击“创建一个”按钮

登录Microsoft 账户注册网址，直接单击“创建一个”按钮。

第2步 填写注册信息

进入“创建账户”界面，填写注册信息。

第3步 单击“创建账户”按钮

填写完毕后单击“创建账户”按钮。

第4步 进入账户界面

注册成功后，进入“Microsoft 账户”界面，即可查看注册的账户信息。

第5步 单击“登录”按钮

打开Word 2016。?在“文件”界面中，单击“账户”命令；?在右侧的界面中，单击“登录”按钮。

第6步 单击“下一步”按钮

?进入“登录”窗口，输入用户名；?单击“下一步”按钮。

第7步 单击“登录”按钮

?输入密码；?单击“登录”按钮。

第8步 登录账户

此时即可登录Microsoft账户。

2.4 让Office软件符合自己的使用习惯

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安装好Office 2016后，接下来可以对其操作环境进行初步设置，如设置Office背景和主题、启动菜单、功能区和快速访问工具栏等。通过这些设置，可以打造出符合自己使用习惯的软件环境。

2.4.1 设置Office背景和主题

Office 2016提供了多种背景和主题，用户可以根据个人喜好进行选择。

第1步 选择“书法”选项

?进入“文件”界面，单击“账户”命令；?在右侧界面的“Office 背景”下拉列表中选择“书法”选项。

第2步 显示“书法”样式背景

此时文档顶部就会显示“书法”样式的背景。

第3步 选择“白色”选项

?进入“文件”界面，单击“账户”命令；?在右侧界面的“Office 主题”下拉列表中选择“白色”选项。

第4步 修改主题颜色

此时文档的主题颜色就变成了“白色”。

2.4.2 设置启动菜单

Office 2016在启动时，不会像早期版本那样直接进入空白文档，而是会进入一个欢迎界面。为了更加方便地使用Word、Excel、PPT等常用组件，可以对Office 2016启动菜单的显示选项进行设置，使其启动时直接进入空白文档。下面将介绍设置启动菜单的具体步骤。

第1步 选择“打开”选项

在“文件”界面中，单击“选项”命令。

第2步 单击“确定”按钮

?打开“Word 选项”对话框，在左侧的列表框中选择“常规”选项；?在右侧的列表框中，取消勾选“此应用程序启动时显示开始屏幕”复选框；?单击“确定”按钮即可。

2.4.3 设置功能区

Office 2016各组件的功能区通常包括“文件”“开始”“插入”“页面布局”等不同的选项卡。默认情况下，功能区中选项卡的排列方式是完全相同的，但用户可以根据不同需要进行个性定制。接下来以在Excel 2016中自定义“常用工具”选项卡、添加常用组和常用命令为例，介绍功能区的设置方法。

第1步 单击“其他命令”按钮

?进入Excel 2016工作界面，在快速访问工具栏中，单击“自定义快速访问工具栏”下三角按钮;?展开列表框，选择“其他命令”选项。

第2步 单击“新建选项卡”按钮

?打开“Excel 选项”对话框，在左侧列表框中选择“自定义功能区”选项；?在右侧单击“新建选项卡”按钮。

第3步 单击“重命名”命令

新建选项卡和组后，选择新建的选项卡，单击鼠标右键，打开快捷菜单，单击“重命名”命令。

第4步 单击“确定”按钮

?打开“重命名”对话框，在“显示名称”文本框中输入“常用工具”;?单击“确定”按钮。

第5步 完成新建选项卡的重命名操作

返回到“Excel 选项”对话框，完成新建选项卡的重命名操作。

第6步 单击“重命名”命令

选择新建的组，单击鼠标右键，打开快捷菜单，单击“重命名”命令。

第7步 单击“确定”按钮

?打开“重命名”对话框，在“显示名称”文本框中输入“函数”;?单击“确定”按钮。

第8步 完成新建组的重命名操作

返回到“Excel 选项”对话框，完成新建组的重命名操作。

第9步 单击“添加”按钮

?在“主选项卡”列表中，选中“常用工具”选项卡中的“函数（自定义）”组；?在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“常用命令”选项，然后在“常用命令”列表中选中“插入函数”命令；?单击“添加”按钮。

第10步 单击“确定”按钮

将选择的命令添加至新建的“函数”组中，单击“确定”按钮。

第11步 查看自定义的功能区

返回工作簿，即可在功能区中看到自定义的“常用工具”选项卡、“函数”组以及添加的常用命令。

2.4.4 设置快速访问工具栏

在日常工作中，除了可以自定义功能区外，用户还可以将一些常用命令添加到“快速访问工具栏”中。接下来以向Excel 2016“快速访问工具栏”中添加“边框”命令为例进行详细介绍，具体操作方法如下。

第1步 单击“其他命令”选项

?进入Excel 2016工作界面，在快速访问工具栏中，单击“自定义快速访问工具栏”下三角按钮;?展开列表框，单击“其他命令”选项。

第2步 单击“添加”按钮

?打开“Excel 选项”对话框，在“常用命令”列表框中选择“边框”命令；?单击“添加”按钮。

第3步 单击“确定”按钮

?此时选中的“边框”命令就添加到了“自定义快速访问工具栏”列表中；?单击“确定”按钮。

第4步 显示新添加命令

返回到Excel 2016工作界面，并在快速访问工具栏上显示新添加的命令。