第四节 数据的浏览与打印

当工作簿中的工作表越来越多，工作表中的信息也越来越多时，查看工作表中的数据处理就会越来越困难，因此，我们应当根据实际情况选择合适的查看方式。

由于不同用户需要的打印报告样式不同，每个用户都可能会有自己的特殊要求，EXCEL 2010为了方便用户，提供了许多用来设置或调整打印效果的实用功能，可使打印的结果与所期望的结果一致。

一、浏览数据表

1．多窗口浏览

要在一张行列数比较多的工作表中查看两个不同部分的数据，或者要同时查看不同工作表中的数据，通过移动滚动条或者对工作表进行切换，非常麻烦，而且也容易看错，此时使用多窗口查看工作表将会非常方便。

例如：用垂直并排的方式查看佳园公司职工信息表中的记录。

步骤1：单击【视图】选项卡，在【窗口】组中单击【新建窗口】按钮，如图1-69所示，可再创建一个窗口。

步骤2：单击【视图】选项卡，在【窗口】组中单击【全部重排】按钮，打开【重排窗口】窗口，如图1-70所示。

步骤3：在【重排窗口】窗口中选择【垂直并排】方式，查看效果。

在一个窗口中滚动查看不会导致其他窗口的滚动，即一个工作簿可以拥有任意多个视图（单独的窗口），每一个窗口独立于其他窗口，当不再需要这些窗口，可以关闭这些额外的窗口，如图1-71所示。

2．拆分窗口

如果将工作表当前的活动窗口拆分成几个独立的窗格，在每个被拆分的窗格中可以通过滚动条来显示工作表的每一个部分的内容。

例如，将工资表中的G14单元格选定作为拆分窗口分割点位置，分成四个窗口。

步骤：选择【视图】【窗口】【拆分】按钮，工作表区被分成四个窗格，查看效果如图1-72所示。移动窗格间的两条分割线可调节窗格大小。再按一次“拆分”按钮命令可撤销拆分窗口。将所有拆分条向窗口边缘拖动，即可撤销拆分窗口。

3．冻结窗格

冻结窗格功能可将工作表中选定单元格的上窗格或左窗格冻结在屏幕上，从而在滚动数据时，屏幕上始终显示行、列标题，帮助用户更方便地查看数据表头。

例如，冻结工资表中的标题行（首行）。

冻结工资表中的标题行，即保持首行可见或首列可见，可选择“冻结窗格”下拉列表中的“冻结首行”或“冻结首列”，结果如图1-73所示。

此时，滑动EXCEL窗口的纵向滚动条或鼠标，除第一行所有单元格被冻结外，其他单元格会向上滚动，即首行始终可见。使用冻结窗口功能只是显示部分内容，并不影响打印。撤销冻结窗口时，选择【视图】选项卡下的【窗口】组【冻结窗格】下拉列表【取消冻结拆分窗格（F）】命令，如图1-74所示。

4．并排查看

在某些情况下，要在同一工作簿中比较两个工作表，若采用多窗口查看，这两个窗口是水平平铺的，一个窗口中的内容有时会覆盖另一个窗口中的内容。为了避免这种情况，可以使用并排窗口来比较工作表。或者在某些情况下，我们想在不同的窗口中比较两个工作表，“并排查看”功能使该任务更加容易进行。

例如，对工资表并排查看比较相关数据。

步骤1：选择【视图】选项卡下的【窗口】【新建窗口】，创建一个工作簿的新窗口。

步骤2：激活第一个窗口，单击【视图】选项卡、【窗口】组、【并排查看】命令。如果同时打开多个窗口，会看到一个【选择比较窗口】的窗口，两个窗口并排出现。

步骤3：当使用【并排查看】功能时，会发现如果一个窗口滚动，另一个窗口也跟着滚动。如果不需要同步滚动功能，在图1-75中单击【同步滚动】按钮，就取消了此项功能。再单击一次【并排查看】按钮就关闭了并排查看功能。

二、打印数据表

在打印一份工作表之前，需要对其进行打印设置，一般包括页面设置和打印预览等。

下面以“职工工资表”为例，设置页面并打印预览。

1．页面设置

页面设置包括设置工作表的页边距、设置工作表的页眉与页脚。

步骤1：选择【页面布局】选项卡，单击【页面设置】组、【页边距】按钮，如图1-76所示，打开【页面设置】窗口。

步骤2：在【页面设置】窗口中用户可以对页面进行详细设置，【方向】选择“横向”如图1-77所示。【缩放】选项，可以控制打印数据的放大、缩小值。当缩放比例为100%时，是正常大小；大于100%，表示要放大打印；小于100%，表示缩小打印。缩放打印数据中，可能造成页码重新编排。【页宽】或【页高】选项是用来将大型报表缩小打印，并不具备放大功能。例如：一份数据正常打印需要8页，即2页宽，4页高或4页高、2页宽，但如果希望将数据的宽度缩小为1页宽、3页高，就可以在【缩放】选项中单击【调整为】单选按钮，然后在右边栏中设置1页宽、3页高，那么就会自动调整数据比例，使数据可以在3页中打印出来。【起始页码】选项用来设置页码的起始编号，默认为“自动”，表示从1开始编号，以此类推，如果希望页码从15开始编号，就在“起始页码”文本框中输入15。

步骤3:【页边距】设置，在该选项卡中，我们可以设置页面上、下、左、右页边距的大小，以及页眉和页脚的大小，如图1-78所示。此外，关于页面的设置也可以在EXCEL 2010的【文件】选项卡下【打印】中设置，选择“自定义边距”，如图1-79所示。

2．打印区域、顶端标题行设置

【页面设置】中的“页眉/页脚”选项是设计打印表格的页眉或页脚，如图1-80所示。

【页面设置】中的【工作表】选项可以选择工作表中要打印的一些项目。“打印区域”选项用来设置打印内容的范围，一般是单元格地址的引用。“打印标题”选项用来设置第一页的标题出现在打印的全部页面顶部，如果第一页的标题是在同一行，则在“顶端标题行”后设置，如果第一页的标题是在同一列，则在“左端标题行设置”。例如，将“职工工资表”中A1:M2选中作为打印顶端标题行，如图1-81所示。

3．分页设置

EXCEL 2010会自动为数据进行分页，我们可以先查看分页情况，如果分页结果不符合要求，可以对分页进行调整。要将某部分数据另起一个新页打印时，可以通过人工设置分页符来完成。

（1）设置分页符。

例如，将“职工工资表”从员工编号“000011”之后新起一页。

步骤1：选定插入分页符的位置A13。

步骤2：单击【页面布局】【页面设置】【分隔符】下拉列表【插入分页符（I）】，如图1-82所示。这样就会在该单元格上方插入一个分页符，效果如图1-83所示。

（2）查看分页符。

单击【视图】选项卡、【工作簿视图】组、【分页预览】视图模式，此时，我们可清楚地看到插入的蓝色人工分页符。另外在插入人工分页符后，可再拖动此蓝色分页符调整分页符所在位置。

（3）删除分页符。

如果要删除分页符，可单击【分隔符】下拉列表【删除分页符（R）】命令，如图1-82所示。如果要删除工作表中的所有手工设置的分页符，选择【页面布局】【页面设置】【分隔符】下拉列表【重设所有分页符（A）】。

4．打印预览与输出

（1）打印预览。

如果打印的数据较多，EXCEL 2010会自动分页，并进行在“打印预览”模式下方的状态栏看到数据被分成几页，当前是哪一页，还可以利用【上一页】【下一页】按钮或者垂直滚动条来看不同的页。

进入“打印预览”模式，数据是以整页预览的比例，将一页数据完整地显示在屏幕上。由于受屏幕的限制，数据会被缩小，所以只能看到大致的排版情况，单击【显示比例】按钮，就可以放大或缩小打印预览的显示比例。再单击一次【显示比例】按钮，又会回到整页预览的显示比例。

如果要调整页边距，可选中【页边距】复选框，会出现很多可以调整的页边距和列宽的虚线和控制点。拖动虚线或者虚线两端的控制点可以大致调整页面的上、下边距，左、右边距，页眉区域和页脚区域的大小。

当所有的设置均已完成，打印前的预览如图1-84所示。

（2）打印输出。

财务数据一般都要打印，如果不需要设置打印的参数，可以直接单击【工具栏】【打印】进行打印。

步骤1：设定打印份数。在【打印份数】微调框中，设置打印的份数。

步骤2：选择打印机。如果计算机安装了多台打印机或传真机，可以在“打印机”下拉列表中选择相应的打印机。

步骤3：设定打印内容。在【设置】选项中，可以选择要打印的对象，可以选定区域、整个工作表或者当前工作表。

步骤4：单击【确定】进行打印。接着屏幕上出现一个正在打印的提示框，表示正在将打印内容读入内存，之后打印机就开始打印了。