第二节　公文写作的要求与流程

公文写作是指公务文书的起草与修改，是体现机关领导意图和愿望的写作活动。在起草公文时，撰写人需要按照公文写作的相关要求及流程来写作。为了让初学者更快了解公文写作，下面将对其写作要求及写作流程进行介绍。

一、公文写作的特点

公文写作特点主要体现在以下六个方面：

● 被动写作，遵守性强；

● 对象明确，针对性强；

● 集思广益，群体性强；

● 决策之作，政策性强；

● 紧迫之作，时限性强；

● 讲究格式，规范性强。

二、公文写作的基本流程

一般来说一篇公文的形成需要经过七个步骤，分别是了解写作目的、提炼写作主题、构思写作框架、收集资料内容、起草公文内容、修改完善公文以及校对印刷公文。

（1）了解写作目的

在撰写公文前，需要事先和领导进行有效的沟通，了解这篇公文的写作目的。例如：是要告知大众某件事情，还是报告某一项工作，或是向上级请示某一问题，等等。

（2）提炼写作主题

了解了写作目的、思想方针政策后，就需要理清内容的来龙去脉、主次关系，提炼出核心主题。一篇公文只能有一个主题。在提炼过程中，有时可能会提炼出多个主题，这时就需要比较一下，哪一个更准确，就着手从哪一个角度去写。该重要表达的，就绝不吝啬；该三言两语带过的，绝不多讲一句。

（3）构思写作框架

公文的结构比较严谨，先介绍什么、后介绍什么都需要事先构思好，列出写作框架。然后按照这个框架进行构思，整理素材。把相同类或相近的材料先糅合在一起，再进行修改。框架构建起来后，就知道如何查漏补缺。

（4）收集资料内容

选择相关内容进行铺叙，也就是占有资料的问题。资料占有丰富与否、资料质量的好坏，直接关系到整个文章的质量。收集资料是写好公文的基础，也是基本功。因此，在想好主题、文章框架后，就要花精力去收集各种相关资料。充分占有资料，公文才能翔实准确，发挥交流沟通的作用。否则，就会产生误导，这是公文写作的大忌。

（5）起草公文内容

有了主题、框架、资料，就可以着手写作公文了。写作的时候要注意始终紧扣主题，不能跑题。要注意层次，一层一层讲清意思。语言要精练、通俗、朴素。公文是给大众看的，语言越通俗、越直白、越朴素越好。部分公文是要向群众告知事项、宣传道理，所以要用群众看得懂的语言才行。

（6）修改完善公文

公文初稿完成后，需要按照“准确、简洁、生动”的标准对其内容进行反复修改完善。公文是代表组织或单位起草的，要请领导审阅，有的还要广泛征求意见。文章不怕改，越改只会越好。所以公文修改是公文起草不可缺少的一步。

（7）校对印刷公文

公文起草人是公文的第一责任人也是最后一道关口，所以对公文从起草到修改到校对印刷要全程负责。认真校对，修改错别字、标点符号，补苴罅漏，做到一字一符不错。印刷前，还要校对公文标题、发文字号、发文对象、保密等级、印刷数量是否有误，切不可疏忽大意。

三、公文写作的语言要求

语言表达是起草人思想水平、政治水平和业务能力的体现。所以，公文在用语、选词方面是有一定的要求和使用规范的。

（1）准确

① 辨析词义。汉语中有大量的意义相同或相近的词汇，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如：“优异”“优秀”“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别；“鼓舞”“鼓动”“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。在写作公文时，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。

② 讲究语法逻辑。公文写作语言的规范性，指的是语句合乎语法规则，合乎逻辑。

● 句子成分要完整。主语、谓语、宾语是一个句子的主干，少了其中一个，整个句子就有可能产生歧义。

● 词语之间搭配得当。两个词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就不通顺。

● 句子还需讲究逻辑性。有句子出现种属概念并列或自相矛盾等逻辑错误。例如“把所有产品都基本纳入了计划”这句话中“所有”和“基本”是自相矛盾的两个词。“所有”表示全部，而“基本”表示非全部。两个词二选一才可，不能同时使用。

（2）精练

① 用语要精确。公文写作中之所以有用语繁多，但意思总是表达不明白的情况，多半是由于用语不精确，只好增加语句去弥补。结果反而是“言愈多，理愈乱”。

② 使用短句。句子越长，句子组成的成分就越多，看似句子读起来别有风味，但读者却需要反复地去揣摩语义，从而制造了阅读障碍。短句的优势就是用较少的字就能把意思表达清楚。读者好读，也容易理解。

③ 适当用文言文词语。文言文词语通常要比现代汉语更为精练，如“业经”“悉”“兹”“兹有”“特”“拟”“者”“为荷”“于”“为”“依”“逾”“其”“亦”“以”“尚”“之”“该”“予”“此”“凡”等。公文中适当使用文言文词语和文言句式，有利于增强公文的庄重性。

（3）质朴

大方、庄重、朴实，是公文语言的基本风格。在挑选词语时，用能让读者一目了然的词语，避免语言艰深、晦涩、冷僻。此外，夸张、比喻、拟人等艺术性很强的修辞手法也是公文禁用的对象。